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前述のとおり、何人も、番号法で認められた場合を除き、他人の個人番号を収集することは禁止されていますが、保管についても同様であり、番号法で認められた場合を除き他人の個人番号を保管することはできません(番号法第20条)。
なお、「保管」とは、「自己の勢力範囲内に保持すること」とされています。(逐条解説48ページ)
(保管が認められるケースの例)
①番号法で認められた事務を行う必要がある場合 | (例)雇用契約等により継続的な雇用関係にあるとき
→従業員等から提供を受けた個人番号は、給与の源泉徴収事務などの目的のため翌年度以降も継続的に利用する必要があると認められます。したがって、個人番号を継続的に保管できるとされます(ガイドライン31ページ)。 |
②個人番号を記載した書類等を、所管法令によって一定期間保存することが義務づけられている場合 | (例)扶養控除等申告書を税法の規定により保存するとき
→「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」には個人番号を記載することになりますが、この申告書は、所得税法の規定により、事業者において一定期間保存することとなっていますので、その間は個人番号(を含む特定個人情報)を保管することになります。保存期間経過後における廃棄を前提とした保存体制をとることが推奨されています(ガイドライン31ページ)。 |
事務を処理する必要がなくなった場合において、所管法令による保存期間を経過した場合には、個人番号はできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならないとされています。(ガイドライン31ページ)。
個人番号を取り扱う事業者は、個人番号の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならないとされています(番号法第12条、第33条、第34条、個人情報保護法第20条、第21条)。
これは、個人番号が漏えいした場合には、これを使ったデータマッチングにより個人の利益に対する甚大な被害を招く危険があり、また、滅失・き損した場合も国民の利便性等が害されることになるためとされています。
(番号法第12条にもとづく具体的な保護措置の例)
物理的措置 |
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技術的措置 |
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組織的措置 |
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(逐条解説 29ページ)
番号法では、罰則規定が個人情報保護法より厳しくなっています。個人番号を含む個人情報は「特定個人情報」といわれます。特定個人情報の取扱いについては、番号法の罰則が適用されるため注意が必要です。
罰則は番号法の第67条から第77条に定められています。以下は、その一例です。